Mój dobry kolega dzwoni do mnie o 14:15 i z zażenowaniem mówi: „Wiesz Mikołaj, nie wyrobie się na tą 14:30, bo tu muszę jeszcze jedną sprawę załatwić, proszę odwołajmy to spotkanie”. Innego dnia zapomina przynieść mi obiecanej już dawno książki. Kolejny raz dzwonię do niego bezskutecznie – znowu wyładowana komórka. Kiedy wreszcie udaje nam się spotkać, wspomina: „Jestem tak zawalony, że już nie daje rady. Przydałaby się jeszcze jedna dodatkowa godzina w dniu – byłoby chociaż trochę luzu”. Taki przypadek to niestety dość powszechna sytuacja, który skłania mnie do opisania kilku refleksji na temat tego, czym jest efektywność personalna, a czym nie jest, jaka jest jej geneza i dlaczego warto się nią zainteresować.

Wracając do naszego przypadku, niestety – ta dodatkowa godzina absolutnie nic by nie zmieniła! Nie zmieniłaby, bo to nie brak czasu jest tutaj problemem. Czas jest wymiarem, który w jakikolwiek sposób go mierzymy (godzinach, dniach, latach) i tak płynie nieubłaganie, nie możemy go ani kontrolować, ani magazynować. Co gorsza, nikt z nas nie zna końca swojego czasu. Nie możemy więc zarządzać czasem. Może to problem priorytetów? My takie priorytety mamy, instynktownie je wyczuwamy, ale one także nie podlegają zarządzaniu. Jeśli chodzi zaś o informacje – to w dzisiejszym świecie jest ich taki nadmiar, że chcąc nimi zarządzać, przy pierwszym wejściu do biblioteki lub Internetu musielibyśmy eksplodować…

Jedyne, co ma sens i może przynieść realne efekty to zarządzanie własnym działaniem – tym, co, jak i kiedy robimy, a także tym, czego nie robimy. I tym właśnie zajmuje się efektywność personalna. Jej celem jest osiągnięcie maksymalnej produktywności i jednocześnie uczucia zrelaksowania, zarówno w życiu zawodowym i prywatnym zawsze, gdy tego chcemy. W praktyce pozwala nam na przykład:
• zaoszczędzić czas w pracy i w domu (i móc wykonywać więcej rzeczy bądź mieć więcej wolnego czasu)
• nie zapominać o zadaniach do wykonania (i nie narażać się na konsekwencje z tego wynikające)
• nie marnować czasu (na robienie tych samych rzeczy wiele razy)
• nie nawarstwiać niezałatwionych spraw (co wpędza nas w poczucie winy i stres)
• mieć poczucie efektywności i sensowności własnych działań (co jest nam niezbędne do poczucia sukcesu w życiu)
Brzmi to wszystko bardzo obiecująco, ale właściwie ktoś może powiedzieć: „Ale jakie są źródła naszych obecnych problemów z efektywnością? Kiedyś ludzi się tym nie interesowali i też sobie jakoś radzili”. Odpowiadając najogólniej jak to możliwe – źródłem są zmiany w otaczającym nas świecie.

Jak zauważa David Allen (twórca popularnego systemu „Getting Things Done”) natura naszej pracy zmieniła się szybciej, niż nasza zdolność do jej wykonywania. Jeszcze w I połowie XX wieku dominującym typem pracy mas ludzi była praca oparta na czynnościach typu „wykonaj i przekaż dalej”, prostej, oczywistej, doskonale określonej jak np. pakowanie w kartony, oranie pola, malowanie płotu itp. Pracy, w której wiadomo, co dokładnie trzeba zrobić, jak to zrobić i kiedy to będzie ukończone. W drugiej połowie XX wieku nastąpiło przejście w kierunku (jak to określił znany guru marketingu i biznesu Peter Drucker) „pracy opartej na wiedzy”.

Organizacja konferencji, zmotywowanie zespołu projektowego, negocjacje z klientem, analiza rynku – nie zawsze jest jasne jak najlepiej wykonać daną czynność – dostępnych jest szereg różnych podejść i metod. Mamy przy tym do dyspozycji dosłownie nieskończoną ilość informacji – poprzez sieć oraz udoskonaloną komunikację (telefonia mobilna, komunikatory internetowe). Ta przytłaczająca ilość informacji prowadzi z kolei do większej niejednoznaczności. To sprawia, że aby być efektywnym i aby osiągnąć optymalne wyniki, musimy podejmować odpowiednie wybory.
Że nie wystarczy pracy wykonywać, ale trzeba ją przemyśleć, zorganizować, zaplanować. Ponadto granica pracy opartej na wiedzy to nieskończoność, niezdefiniowana perfekcja, a my możemy tylko starać się jak najbardziej do niej zbliżyć.

Drugim źródłem problemów z efektywnością jest zwiększona częstotliwość zmian naszych obowiązków. Kto z nas wykonuje w tej chwili dokładnie to i tylko to, do czego był zatrudniony? Zmieniające się produkty, cele, partnerzy, klienci, rynki, technologie reorganizują struktury, formy działania, role i obowiązki. Obecnie (w szczególności jest to widoczne na Zachodzie) zmieniamy całą ścieżkę kariery tyle razy ile kiedyś było zmieniane stanowisko pracy. Dziś pracownik jest bardziej wolnym strzelcem do wynajęcia, u którego obok umiejętności miękkich (tj. negocjacje, umiejętność pracy w grupie, przywództwo) ceniona jest najbardziej właśnie ogólna umiejętność efektywnego działania w ciągle zmieniających się warunkach.

Zmiany, które przynosi czas, powodują więc z jednej strony poprawę jakości życia, a z drugiej zwiększają wymagania, konkurencję, a tym samym stres i napięcie. W tej nowej rzeczywistości – dopuszczamy do siebie ogromne ilości wpływającej informacji i komunikacji ze świata zewnętrznego i generujemy równie duża ilość pomysłów i ustaleń sami w sobie. Jednak nigdy nie zostaliśmy specjalnie przygotowani i wyposażeni, aby umiejętnie radzić sobie z tymi nowymi wyzwaniami. W szkołach publicznych uczono nas intensywnie np. o budowie komórek pierwotniaków, ale o technikach, które pomogłyby nam poradzić sobie w tych nowych warunkach, nikt nie wspominał. Także w innych, pozaszkolnych źródłach rzadko można było zetknąć się z tą problematyką – uznajemy to jako stan zastany, jako coś zupełnie oczywistego.

Bardzo wiele ludzi pracuje więc, nie zdając sobie sprawy jak powinien wyglądać proces takiej pracy. Choć jednocześnie…..wielu ludzi ma permanentne odczucie, że ma za dużo rzeczy do zrobienia i za mało czasu na to wszystko. Czują się w pewnym stopniu sfrustrowani i zagubieni, co do tego jak tą sytuacje zmienić. Dokładnie tak jak wspomniany na początku przypadek mojego kolegi. Doskonałą odpowiedzią i rozwiązaniem mogą być właśnie techniki efektywności personalnej, które niniejszym bardzo gorąco wszystkim polecam. Zmieniły one moje życie, może mogą także zmienić Wasze!