Artykuł napisana dla miesięcznika „Odnowa”. Ukazał się w 2008 roku.

—

Zawodowo zajmuję się zarządzaniem projektami w dużej międzynarodowej firmie. Doświadczenie zdobyte w pracy połączone z hobby w postaci rozwoju osobistego może czasem owocować niecodziennymi przemyśleniami. Jednym z nich jest wykorzystanie wiedzy i metodyki przydatnej na co dzień w biznesie do realizacji celów w życiu osobistym.

Co wspólnego mogą mieć przedsięwzięcia realizowane przez globalne korporacje z życiem przeciętnego Kowalskiego? Okazuje się, że więcej niż to się wydaje na pierwszy rzut oka. Żeby jednak zagłębić się w temat zacznę od wyjaśnienia kliku kwestii. W uproszczeniu projekt to działania powiązane ze sobą w logiczny sposób, mające określony początek i koniec oraz prowadzące do osiągnięcia konkretnego celu. Projektem jest zbudowanie domu, zorganizowanie wesela, napisanie artykułu czy wyjazd na wakacje. W większości przypadków nie zdajemy sobie sprawy, że jesteśmy ?kierownikami projektów?, bo wypełniamy tę rolę instynktownie. Jednak im bardziej skomplikowane wyzwanie przed nami stoi, tym większego znaczenia nabiera metodyczne podejście do rozwiązywania problemów.

Biznesowi można zarzucić dużo, ale nie można odmówić jednej cechy: dążenia do maksymalnej efektywności. Głównym celem projektów biznesowych jest dostarczanie maksymalnej wartości, przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów. Przez lata wypracowane zostały sposoby zwiększające szanse powodzenia projektów i muszę przyznać, że każdego dnia przekonuję się o tym, że trzymanie się ich znacząco podnosi prawdopodobieństwo sukcesu, natomiast ich ignorowanie mści się w bardzo perfidny i bolesny sposób.

Nasze życie można potraktować jako swoisty projekt, składający się z wielu mniejszych lub większych projektów, które rozpoczynamy i kończymy, lub czasem porzucamy. Dzięki takiemu podejściu możemy zastosować do siebie i tego, co robimy naukę wyciągniętą z codziennego doświadczenia managerów dużych korporacji. Każdy zetknął się z terminem zarządzanie czasem. Jestem osobiście przeciwnikiem tego określenia, bo jest mylące i narzuca pewne ograniczenia. Po pierwsze, powinno to być zarządzanie sobą, a po drugie czas to nie jedyny element, którym możemy operować, żeby osiągnąć nasze cele.

Cel
Od czego zacząć? Nie będę tutaj odbiegał od powtarzającego się w wielu publikacjach na temat rozwoju osobistego wniosku ? przede wszystkim cel. Uwierz mi, żaden projekt nie zakończył się jeszcze sukcesem, jeżeli zespół, który miał go realizować nie miał lub nie rozumiał celu, do którego zmierza. Gdy na studiach zarządzałem projektami miałem blade pojęcie o metodycznym podejściu do tematu, natomiast jasno wiedziałem ja i ludzie ze mną współpracujący, co zamierzamy osiągnąć. Popełniliśmy masę błędów, ale przedsięwzięcia ukończone na studiach zaliczam do tej pory do jednych z najbardziej udanych do tej pory. Z drugiej strony brałem udział w projektach, gdzie teoretycznie zespoły składały się z doświadczonych ekspertów i kierowników projektów, miały niebotycznie większe wsparcie finansowe i kończyły się w najlepszym przypadku porażką.

Z tych doświadczeń płynie jeden wniosek. Jeżeli wiesz, dokąd zmierzasz, to natrafiając na trudności będziesz w stanie je obejść lub pokonać w taki sposób, że nadal będziesz się do celu przybliżać. Jeżeli cel jest niejasny, to zatrzymasz się lub przeszkoda skieruje Cię w stronę najłatwiejszego rozwiązania problemu, które niekoniecznie musi Ci służyć w długim okresie. Ta zasada jest tym bardziej widoczna im więcej osób jest zaangażowanych w projekt. Jeżeli pracujesz w zespole łatwiej jest jednak zauważyć, że cel jest niejasny, bo rozpoczynają się dyskusje i trzeba chcąc nie chcąc go wyjaśnić. Jeżeli określasz cel dla siebie, to warto przemyśleć go z każdej strony, czy na pewno opisuje dobrze to, co chcesz osiągnąć.

Kwadrant równowagi
Znając cel, do którego zmierzasz możesz zając się sposobem jego osiągnięcia. I tutaj też przychodzi na pomoc wiedza wyniesiona z biznesu. Sercem każdego projektu i elementem, na którym dobry kierownik projektu skupia swoją uwagę jest kwadrant równowagi. Określają go cztery elementy: zakres, koszt, czas i jakość.

Zakres opisuje, co musi się wydarzyć, żeby projekt zakończył się sukcesem. Biorąc za przykład projekt budowy domu w zakresie może znaleźć się budowa samego domu, postawienie ogrodzenia, doprowadzenie mediów, urządzenie wnętrza i ogrodu przed domem. W przypadku nas samych najbliżej przekłada się on na zadania, których się podejmujemy w ramach pełnionych przez nas ról życiowych: pracownika, dziecka, męża, ojca.

Koszt mówi sam za siebie. Każda czynność wykonana w czasie projektu ma swój koszt. Może to być twój czas, mogą to być kwoty, które płacisz za wykonanie danej pracy osobom do tego wynajętym. To też koszt materiałów zaangażowanych w przedsięwzięcie. W przypadku domu to sprawa oczywista, w przypadku wszelakich projektów związanych z rozwojem osobistym to szkolenia, wyjazdy, ale też koszt alternatywny. Jeżeli pracujesz na etat i chcesz zacząć rozwijać swoją firmę, to będziesz robić to kosztem wypoczynku, czasu spędzonego z rodziną itd. Warto wiedzieć ile naprawdę kosztuje osiągnięcie celu, który przed sobą stawiasz, bo dopiero wtedy świadomie decydujesz się na jego realizację i konsekwencje Cię nie zaskoczą.

Czas jest dosyć oswojoną miarą. Każde działanie trwa pewien okres. Niektóre można przyspieszyć zatrudniając więcej osób, natomiast niektóre mają określony czas trwania i przyspieszyć ich się nie da. Niekiedy mamy zadania, które muszą skończyć się do określonego terminu, tak najczęściej jest gdy od wyników naszej pracy uzależniona jest praca kolejnych osób. Natomiast, co ciekawe w życiu osobistym takich zadań, które naprawdę mają nieprzekraczalny termin, z którym nic nie można zrobić jest niewiele. Chociaż zazwyczaj wydaje się nam, że wszystko jest do zrobienia ?na wczoraj?.

Jakość jest moim ulubionym wskaźnikiem, przede wszystkim z tego powodu, że jest całkiem inny od pozostałych trzech. Jeżeli wydasz za dużo, coś się spóźni lub na budynku, który masz skończyć nie pojawi się dach każdy to zobaczy, natomiast jakość jest najtrudniejsza do zdefiniowania i zmierzenia, a ma fundamentalne znaczenie. W życiu wyznacznikiem jakości może być to jak się odżywiasz lub jak dbasz o swój rozwój. Możesz jeść w fast-foodach i oglądać tylko telewizję lub przygotowywać zbilansowane jedzenie w domu i chodzić do teatru.

Jak praktycznie skorzystać z tego modelu w życiu osobistym? Najważniejsze to zdać sobie sprawę, że w przypadku nieprzewidywalnych wydarzeń w naszym życiu istnieje więcej niż tylko jedno rozwiązanie.
W przypadku rozwoju osobistego wiele osób stawia na osiągnięcie mistrzostwa w zarządzaniu sobą w czasie całkowicie ignorując pozostałe 3 elementy. W ten sposób natrafiamy na masę problemów, które bardzo trudno rozwiązać operując tylko w jednym wymiarze ? czasu. Prawda jest taka, że czas jest ograniczony sam w sobie i nie będziemy mieli go na tyle dużo, żeby spróbować wszystkiego. Dlatego warto się zastanowić jak pewne rzeczy można osiągnąć na kilka różnych sposobów. Co ciekawe w wielu przypadkach podejmujemy decyzje w życiu codziennym balansując kwadrant równowagi nie zdając sobie nawet z tego sprawy. Kupując samochód podejmujemy decyzję na podstawie ceny (koszt), wyposażenia (zakres), marki (jakość) i terminu dostępności (czas). Jeżeli spieszy się nam i dysponujemy ograniczonymi zasobami finansowymi, to wtedy będziemy skłonni kupić samochód ze słabszym wyposażeniem lub mniej prestiżowej marki. Jeżeli mamy ograniczony budżet, ale więcej czasu do dyspozycji to wtedy będziemy szukać okazji i poświęcimy więcej czasu na zakupienie auta takiej marki i z takim wyposażaniem, jakie sobie wymarzyliśmy.

Przenosząc tę analogię na rozwój osobisty. Jeżeli czujesz, że nie starcza Ci czasu to warto rozważyć czy nie ograniczyć zakresu twoich zajęć (może nie wszystko, czym się teraz zajmujesz jest tak naprawdę potrzebne), przełożyć część zajęć na spokojniejszy okres (prawdopodobnie można część rzeczy przesunąć na późniejszy termin i wrócić do nich za jakiś czas), zlecić ich wykonanie komuś innemu (jeżeli masz dobry pomysł na stronę internetową, a nie wiesz jak to zrobić to lepiej zapłacić za to komuś, niż uczyć się wszystkiego samemu) lub zmniejszyć jakość (nie masz czasu na nauczenie się wszystkiego do egzaminu, to naucz się najważniejszych rzeczy rezygnując z detali). Decyzja, co należy zrobić będzie w znacznej mierze zależała od tego jak precyzyjnie określiliśmy nasz cel. Nie będziemy na przykład przekładać daty ślubu ani rezygnować z czasu spędzanego z rodziną, jeżeli naszą wartością są relacje rodzinne.

Trzeba jednak mieć na uwadze jedno niebezpieczeństwo, które dotyka zarówno projekty biznesowe jak i życie osobiste. Najczęściej nieświadomie obniża się jakość. Zaczynamy mieć więcej na głowie, chcemy być konsekwentni w działaniu i dotrzymać terminów, więc zaczynamy zyskiwać czas kosztem jakości. Zamiast poświęcić czas na porządny posiłek odwiedzamy fast-foody, zamiast zrelaksować się w kinie, przerzucamy się na telewizję. Jako krótkoterminowa strategia to może się sprawdzać, w długim okresie, nie wychodzi na zdrowie.

Ograniczenia i możliwości
Kolejnym ważnym parametrem określającym projekt są ograniczenia. Te dotykające nas bezpośrednio to środki finansowe, wolny czas, umiejętności, nasze możliwości fizyczne. Co można z nimi zrobić? Niektórych obejść się nie da, ale każde z nich można w jakimś stopniu skompensować. Jeżeli nie dysponujesz pieniędzmi a zależy Ci na przykład na odbyciu jakiegoś kursu, który podniesie Twoje umiejętności, to możesz spróbować wykonać dla organizatorów jakąś pracę w zamian za uczestnictwo. Masz mało wolnego czasu, ale więcej pieniędzy to możesz zdecydować się na wynajęcie osobistego mentora lub coacha, który przekaże Ci wiedzę z kursu w dogodnym dla Ciebie terminie. Co chcę przez to powiedzieć? Każde ogranicznie, na które napotykasz to także ogrom możliwości na jego obejście. Nie zawsze najłatwiejszych, ale możliwych. Im lepiej poznasz ograniczenia, tym lepiej będziesz w stanie jest zniwelować.

Założenia
Nie da się zacząć działania w żadnej dziedzinie bez poczynienia jakiś założeń. Z prostego powodu ? nigdy nie będziemy mieć wszystkich informacji potrzebnych do podjęcia decyzji. Zawsze istnieje margines błędu, który stanowi dla nas ryzyko. Wypisanie założeń, które przyjmujesz dla siebie mogą doprowadzić Cię do szybkiego zidentyfikowania najważniejszych rzeczy do potwierdzenia lub nawet uświadomią nierealność pewnych zamierzeń. Czasem jesteśmy zbyt optymistyczni, jeżeli chodzi o projekty, które nie dotyczą nas osobiście, natomiast dosyć pesymistyczni w kwestiach dotykających nas bezpośrednio. Na przykład zakładasz, że przygotowanie wesela zajmie Ci góra dwa miesiące. Zapewne efektywnie tyle to trwa, natomiast nie oznacza to, że od dzisiaj za dwa miesiące możesz zapraszać gości, bo miejsca, gdzie impreza może się odbyć mogą być zarezerwowane na kolejne pół roku.

W przypadku naszego osobistego zaangażowania do założeń warto dołączyć osobiste przekonania. Czasem są pozytywne, czasem wprost przeciwnie, powodują zmniejszenie naszej skuteczności.
Jak najszybciej zweryfikować czy założenia są prawdziwe, czy nie? Po pierwsze pokazać je komuś doświadczonemu i porozmawiać z ludźmi. Wiele wyjaśnia się już na tym etapie. Po drugie zacząć działać. W wielu branżach wykorzystuje buduje się prototypy, czyli funkcjonujące urządzenia, których nie da się skierować do masowej produkcji, ale które działają na tyle, żeby ocenić, czy jest sens inwestować w nie dalsze pieniądze. Podobnie możesz zrobić rozpoczynając coś nowego dla siebie. Nie musisz na przykład od razu mieć świetnego serwisu internetowego, żeby sprawdzić, czy to jest coś dla Ciebie. Zacznij od utrzymania małej strony, zobacz, czy się w tym odnajdujesz i czy sprawia Ci to satysfakcję. Jeżeli tak to rozwijaj przedsięwzięcie dalej, jeżeli nie to porzucisz pomysł bez inwestowania dużych pieniędzy i znaczącej ilości swojego czasu. Te założenia, których nie jesteś pewien automatycznie stanowią twoje ryzyko lub szansę.

Ryzyko i szanse

W biznesie skupiamy się często na zapobieganiu i reagowania na negatywne sytuacje, gdyż musimy wiedzieć jak mogą one wpłynąć na nasze możliwości dostarczenia naszych zobowiązań, od których często zależy bardzo wiele innych działań firmy. W życiu osobistym także warto wiedzieć, w co możemy się ?wpakować? podejmując jakieś działanie. Wiele osób odczuło to na własnej skórze lokując pieniądze w agresywnych funduszach inwestycyjnych nie rozumiejąc jednocześnie ryzyka z tym związanego. Nie określając zagrożenia nastawiasz się chcąc nie chcąc na najprostszą strategię – ?co będzie to będzie?. W skomplikowanych, obarczonych dużym ryzykiem projektach kończy się to tragicznie dla projektu i zespołu. Zostają zarzucenia taką ilością pracy i niespodziewanych zdarzeń, że kierownik projektu traci nad wszystkim kontrolę. Warto wyciągnąć z tych doświadczeń lekcję i nie popełniać podobnych błędów przy ważnych życiowych zadaniach.

Z drugiej strony koncentrując się tylko na potencjalnych zagrożeniach nie da się daleko zajść. Dlatego właśnie drugą stroną medalu jest określenie też potencjalnych szans, które warto wykorzystać, żeby nasze życie stało się prostsze. Prawdziwi liderzy rynkowi tworzą sobie szanse, podobnie robią kierownicy projektów, które odnoszą sukces i tę samą zasadę zachęcam zastosować wobec siebie. Dlaczego tak niewiele osób to robi? Bo wydaje się, że to strata czasu. Widzą, że mają do wykonania jakąś pracę, więc wydaje się, że najszybciej wykona się ją zaczynając od razu z tym, co jest pod ręką. Prosty przykład: niektórzy mając do wykopania rów od razu łąpią za łopatę, inni poszukają znajomego z koparką. Przełóż to na swoje działania. Jak często rzucasz się do działania bez refleksji, żeby później zorientować się, że można było coś zrobić łatwiej?

No dobrze, co z tego całego wywodu można wykorzystać w praktyce? Gdy poczujesz ochotę rozpoczęcia czegoś nowego lub wpadniesz w sytuację, w której nie dajesz sobie rady ze wszystkim wykonaj następujące ćwiczenie:

Zadaj sobie pytania:
1. Cel: Czy wiem co właściwie chcę osiągnąć?
2. Kwadrant równowagi: Czy wiem jak mogę go osiągnąć? Czy wiem, jakie mam opcje jego osiągnięcia? Czy mogę wypisać, co musi się wydarzyć (zakres), kiedy (czas), ile to będzie mnie kosztować (koszt) i jak dobrze to powinno być wykonane (jakość)? Czy któryś z tych elementów jest ważniejszy niż inne?
3. Ograniczenia i możliwości: Co mnie ogranicza w moim rozwiązaniu? Czy mogę negocjować czas? Czy mogę to zrobić taniej, z mniejszą jakością? Czy faktycznie muszę robić wszystko, co robię?
4. Założenia: Czy znam wszystkie założenia, które poczyniłem podejmując decyzję? Czy są prawdziwe? Czy mam możliwość łatwego sprawdzenia czy są one prawdziwe? Jeżeli okażą się nieprawdziwe to, jakie stanowią dla mnie ryzyko lub szansę?
5. Ryzyko i szanse: Czy znam moje 3 największe ryzyka i szanse? Co zrobię, gdy ryzko się zmaterializuje? Co zrobię, żeby wykorzystać moje szanse? Na czym mi zależy bardziej: na unikaniu ryzyka, czy wykorzystaniu szans?

Powodzenia w realizowaniu osobistych projektów.