Weszliśmy w temat zarządzania czasem, więc od razu napiszę. Jedna, jedyna książka, z zarządzania czasem (albo zarządzania sobą w czasie), którą polecam ze szczerym sumieniem to właśnie ?Getting Things Done? D.Allen?a. Najbardziej spójny, konkretny i skuteczny system, jaki znam. Czas poświęcony na przeczytanie tej książki, to inwestycja, która zwraca się w niewyobrażalnej skali, oczywiście, jeżeli zastosujesz się do rad w książce zawartych.
Na wikipedii można znaleźć opis GTD , więc nie będę się powtarzał. Napiszę tylko jakie elementy najbardziej wpłynęły na mnie osobiście.
1. Six sigma w podejściu do wyznaczania celów. Trochę zmodyfikowałem podejście z ksiązki, ale koncepcja pozwoliła mi się przestawić na bardziej spójne i konsekwentne wyznaczenie i realizację moich zamierzeń.
2. Cotygodniowy przegląd. W każdy piątek patrzę na moją mindmapę, na której mam zapisane role życiowe i projekty, którymi się aktualnie zajmuję i upewniam się, że dla każdego z nich mam wyznaczone działanie na kolejny tydzień, tak, żeby najważniejsze rzeczy posuwały się do przodu. Dodatkowo przechodzę przez listę ?stuff? (czyli wszystkie luźne pomysły, maile, kartki) i upewniam się, że dobre pomysły nie giną
3. Natychmiastowe podejmowanie decyzji. To jest siła GTD, ale nie tylko. Dzięki dyscyplinie podejmowania decyzji od razu zauważyłem, że poprawiło się także moje podejście do codziennych spraw. Bardzo niewiele spraw zostawiam w stanie ?przegadamy później?. Zastanawiam się co należy zrobić i proponuję kolejny krok. Niesamowicie ułatwi mi to prowadzenie i uczestnictwo w spotkaniach biznesowych. Zamiast gadania i zapisywania ogólnych wniosków uzyskuję w ogromnej większości wypadków konkrety.
Stosuję GTD już od ponad roku. Na bieżąco korzystam z MS Outlook i funkcjonalności task?ów, Excela do kolekcjonowania ?stuffu? i freemind?a do kontrolowania tego czym się akurat zajmuje i utrzymywania listy ?być może/w przyszłości?. Porzuciłem pomysł kupna PDA i po prostu codziennie rano drukuję widok Outlook Today i z nim pracuję w ciągu dnia, bo mam na nim listę spotkań i rzeczy do zrobienia. Nie wyobrażam sobie teraz powrotu do innego systemu.
Uwagi praktyczne do wdrożenia. Jeżeli zaczniesz czytać książkę jakąkolwiek i zgadzasz się z człowiekiem przez 200 stron, to najprawdopodobniej na 201 też będzie miał rację. Pierwsze porządkowanie rzeczy do zrobienia, stworzenia projektów i kontekstów zajmuje wg. Allena 2 dni. Ja stwierdziłem, że zrobię to w dzień. Zajęło mi 2 :). Stąd moja nauczka. Jeżeli myślisz, że to dużo, to zapewniam Cię, że to będą najlepiej zainwestowane 2 dni Twojego życia.
Kolejna uwaga. Wytrzymaj kilka pierwszych tygodni i utrzymuj dyscyplinę cotygodniowego przeglądu. Musisz się nauczyć korzystać z tego podejścia i dostosować je do siebie.
Zastosuj GTD nie tylko do maila (na czym poprzestaje wiele osób), ale do wszystkiego! Informacje pochodzą z różnych miejsc. Ja notuję wszystko na luźnych kartkach lub w Excelu i to wszystko tak samo jak mail stanowi ?stuff?.
Więcej o GTD po polsku możesz znaleźć na 2minuty.pl , po angielsku 43folders .
Pojawiło się też polskie tłumaczenie ksiązki. ?Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań?, wyd. onePress. Ja czytałem oryginał, ale z tego co zdążyłem się zorientować z opinii na forach, tłumaczenie jest w porządku. Podsumowując: kupuj, czytaj, zastosuj, a zyskasz bardzo wiele.
Przydała się ta pozycja w pracy?
Zdecydowanie! Bez tego dawno bym chyba poległ. Szczerze – nie wyobrażam sobie za bardzo działania bez ‘to do’ w outlooku. Nie musze pamietac co mam zrobic i kiedy, bo to wszytko tam jest.
Nie bardzo nawet pamietam jak to jest zyc bez gtd :)
Pozdrawiam
Potwierdzam, ja jestem studentem i też bardzo dobrze się sprawdza. Kto nie czytał tej książki, „musi” ją przeczytać, a potem tylko cieszyć się prawdopodobnie najlepszym system traktującym o „zarządzaniu samym sobą w czasie”.
Pozdrawiam i jak zawsze dziękuję za kolejną notkę.
dzięki za info; super, że dajesz linki i że polecasz książki
==>Morze
Przeczytałeś wersję oryginalną czy może tłumaczenie?
Czytałem tłumaczenie(z oryginałem nie miałem do czynienia) i wydaje mi się, że dużo książka na tym nie traci… (choć mogę się mylić, z wyżej wymienionej przyczyny)
No może sam tytuł(pl) jest trochę przygłupawy i raczej zniechęcający do przeczytania, ale samo wnętrze to już tylko palce lizać :D
=> michaelson: proszę bardzo, powodzenia we wdrażaniu, podziel się koniecznie wrażeniami
=> morze: to samo pomyślałem o tytule, jak tandetny poradnik :(. Nie wiem jak to się sprzedaje, na pewno byłoby lepiej gdyby zostawili sobie GTD w tytule, ale to już ich broszka :).
==> Morze
W takim razie rozważę też możliwość zakupu polskiego wydania.
==>Mariusz
oczywiście zobowiązuję się podzielić, przedstawić swój punkt widzenia – ale tylko jak skończę przerabiać.
„na pewno byłoby lepiej gdyby zostawili sobie GTD w tytule” – podzielam opinię.
Czyli według was ten system sprawdza się długoterminowo – dobrze rozumiem?
(może za szybko wniosek wysnułem – raczej proszę potraktować jako pytanie;) (to ostatnie)
Pytasz czy sprawdza się długoterminowo? Właśnie zapomniałem powiedzieć jaką GTD ma wielką wadę… Czym dłużej będziesz go używał tym bardziej będziesz się od niego uzależniał. Nie będziesz wiedział jak wcześniej mogłeś żyć tak chaotycznie :)
System zaproponowany przez Allena sprawdza się przy dłuższym okresie czasu fenomenalnie:-)
Zapytałem, bo na dłuższych dystansach zaobserwowałem u siebie powstawanie coraz większego napięcia/stresu przy wykorzystywaniu jakichś tam systemów organizowania sobie wszystkich spraw – to oczywiście nie było związane z GTD, raczej poskładanie różnych metod, powymyślanie czegoś – stąd pytanie.
Jeśli tak, to rzeczywiście opłaca się w to wchodzić. Szczególnie zachęcająco brzmi: „Nie będziesz wiedział jak wcześniej mogłeś żyć tak chaotycznie” ;), ale też fakt, że jest to bardzo popularne na świecie.
pozdrawiam
michaelson: dlateog właśnie napisałem posta „jak zarzadzać czasem”. Przy GTD też nie unikniesz stresów, ale na pewno jest on bardziej przyjazny od innych, które znam, bo uwzględnia obiektywne prawo wszechświata „niczego nie da się zaplanować na 100%” :).
Kiedyś to się nazywało prakseologia… Nie czytałem /jeszcze/ tej książki, ale z opisów zamieszczonych wyżej oraz w wikipedii wnioskuję, że metoda jest podobna do stosowanej przeze mnie od kilkunastu lat. GTD wydaje mnie się trochę za bardzo rozbudowane. Stosując coś podobnego w pracy, gdzie miałem do załatwienia codziennie po kilka-kilkanaście nowych spraw, stosowałem „system” kartki A4, na której po lewej stronie zapisywałem co mam do załatwienia /hasłowo, czasami z paroma podpunktami/, a po prawej stronie – co mam kupić/ zamówić. Sprawy załatwione wykreślałem, niezałatwione egzystowały tak długo, aż je załatwiłem.
Planowanie na dany dzień wykonywałem w postaci liczb w kółku oznaczających kolejność /planowaną/ wykonywania w danym dniu. Plan dzienny traktowałem dosyć luźno, gdyż sytuacja i priorytety zmieniały się często z przyczyn obiektywnych.
Miałem oczywiście plany roczne i kilkuletnie, ale to była inna sprawa.
Jak dla mnie GTD sprawdza się zarówno zawodowo jak i prywatnie; zwłaszcza system przypominajek w kalendarzu, które stosuję z wyprzedzeniem. Przypominajki, które alarmują, że za kilka dni mam coś zrobić i muszę się do tego przygotować = 100% skuteczności :)
Kolejnym plusem jest to, że GTD można zacząć stosować stopniowo, najpierw wybierając najbardziej przydatne dla siebie elementy, np. pomagające ogarnąć bieżączkę. Potem, już na spokojnie można planować z większym rozmachem i wdrażać więcej zasad GTD.
pozdrawiam